1、設(shè)定一個專門的、詳細(xì)的日程安排
通常，會議會設(shè)定一個主題，希望交流都是有關(guān)這個主題的。這也導(dǎo)致了一場永遠(yuǎn)不會結(jié)束的開放性討論。建議在會議開始前，準(zhǔn)備一頁日程，上面有要討論項(xiàng)目的 幾個簡單要點(diǎn)。最佳實(shí)踐是為一個公司或者部門創(chuàng)建一個會議日程模版。這樣一來，安排會議的任何人可以快速、用統(tǒng)一的模式創(chuàng)建一個會議日程。
在會議的開始，這個日程應(yīng)該被快速討論和認(rèn)定。當(dāng)團(tuán)隊(duì)的需要超過嚴(yán)格執(zhí)行日程的需要時(shí)，人們要有一定的靈活性來調(diào)整這個日程。每一個討論都要有一定的時(shí)間限制。你也會驚訝幾乎每次討論都在時(shí)間框架內(nèi)完成，因?yàn)槿藗儠M織他們的談話，限制在被允許的時(shí)間范圍內(nèi)。
當(dāng)你在預(yù)定的時(shí)間結(jié)束前1-2分鐘，給一個提示。
2、只邀請你真正需要的人參加
你想象，如果一個會議要公司6個高層執(zhí)行者參加，將花費(fèi)公司每小時(shí)上百美元。如果會上只有最多兩個人參與更多交流，那么大多數(shù)前等于扔到馬桶里。相應(yīng)地，沒有參與到交流的人會有嚴(yán)重的受挫感，并且生氣他們的時(shí)間被浪費(fèi)。
建議在給會議做日程時(shí)，只是列上每個這個項(xiàng)目絕對需要參加的人。如果不是每個人需要參加所有日程討論，安排討論使他們可以和最有可能的人，允許他們名字不在其上的人離開。通過這樣的方法，他們將被激勵使自己的談話盡量縮短，也可以讓他們盡快返回工作。
3、創(chuàng)建一個結(jié)構(gòu)化的結(jié)束
很多時(shí)候人們?yōu)榱吮ＷC在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成既定動作，總是會將原訂的時(shí)間適當(dāng)縮短一些，因?yàn)樗麄冎廊藗兛傁矚g拖堂。
建議安排一種結(jié)束流程，在接近結(jié)束的時(shí)候，用一些有標(biāo)志性的問題來結(jié)束會議。比如，用一句話表述，你今天在這個會議的最大收獲是什么?用一句話，什么是你認(rèn)為下次會議要討論的主題?用一個詞或者短語，描述你對這個會議有怎樣的感受?
通過設(shè)立這樣的結(jié)束架構(gòu)，你會對與會者心理設(shè)定一個會議結(jié)束的期望，包裝是簡單的。在一個團(tuán)隊(duì)設(shè)置里，無論誰負(fù)責(zé)這個會議都能指導(dǎo)同樣的流程，并為將來的日程項(xiàng)目做筆記。要提早退席的人在離開之前，可以花兩分鐘進(jìn)行分享。
建立一個高效的會議不難，但是需要花一些規(guī)劃，愿意讓你的同事都參與。進(jìn)行討論的最好時(shí)間是當(dāng)你在下次馬拉松會議上看到他們沮喪的表情。